Предпроектное обследование: за что платит заказчик и что получает на руки

Коротко. Предпроектное обследование, его ещё называют discovery, нужно, чтобы назвать цену проекта точно, а не вилкой в несколько раз. За несколько недель подрядчик разбирает ваш процесс, данные и интеграции. На руки вы получаете описание процесса, список интеграций с их состоянием, оценку по этапам и прототип ключевых экранов. Документы должны остаться у вас, чтобы с ними можно было идти к любому подрядчику. Для импортозамещения SAP такой аудит у нас стоит 1,5–2,5 млн ₽, для проектов меньше он короче и дешевле.

Зачем оно нужно

На первой встрече подрядчик знает о вашей задаче два абзаца. Честный ответ на вопрос о цене в этот момент вилка, и для B2B-платформы она бывает от 3 до 8 млн ₽. Решение о бюджете по такой вилке принять трудно.

Вилка широкая, потому что неизвестны главные вещи: сколько ролей и исключений в процессе, в каком состоянии данные, есть ли у старых систем API. Обследование отвечает на эти вопросы до того, как начинается дорогая часть работы.

Что в нём делают

Интервью с людьми процесса. С руководителем, который заказывает систему, и с теми, кто будет в ней работать. Исключения и обходные пути знают именно они.

Разбор данных. Подрядчик смотрит на реальные выгрузки: сколько записей, есть ли дубли, что лежит в комментариях вместо полей. Об этом подробно в статье про перенос данных из старой системы.

Проверка интеграций. Для каждой системы, с которой нужен обмен, выясняют, есть ли API, кто его поддерживает и есть ли тестовый доступ. Одна интеграция без API может стоить столько же, сколько вся остальная система.

Прототип. Кликабельные экраны для главных сценариев. На них пользователи впервые видят систему и говорят, чего в ней не хватает, пока исправить это стоит час работы дизайнера.

Что вы получаете на руки

• описание процесса с ролями и исключениями;
• список интеграций с оценкой сложности каждой;
• требования к данным и план переноса;
• прототип ключевых экранов;
• оценку по этапам с первым этапом, который можно начать сразу.

Это техническое задание, собранное из фактов. Его можно отдать другому подрядчику и получить сравнимую оценку. Это условие стоит записать в договор на обследование.

Почему за него платят отдельно

Обследование занимает время аналитика, архитектора и дизайнера. Бесплатное обследование подрядчик закладывает в цену проекта, и тогда вы платите за него, только если выбрали его же. Это привязывает к подрядчику раньше, чем вы успели его проверить.

Платное обследование работает и как проверка подрядчика: за несколько недель видно, как он задаёт вопросы и держит сроки. Об этом подробнее в статье как выбрать подрядчика на разработку.

Когда без него можно обойтись

Если задача небольшая и хорошо описана, например односторонний обмен номенклатурой между 1С и сайтом, подрядчик может назвать цену после одной-двух встреч. Обследование здесь превратится в лишнюю бумагу.

Оно нужно, когда в проекте несколько ролей, несколько систем или переносятся данные из старой системы. То есть почти всегда, когда вилка на первой встрече шире чем в полтора раза.

Что спросить до начала

Какие документы будут на выходе и в каком виде. Кто со стороны подрядчика проводит интервью. Сколько часов нужно от ваших сотрудников. Входит ли в результат оценка по этапам с суммами. И главное: можно ли использовать результат с другим подрядчиком.

Частые вопросы

Сколько длится обследование? Для одной роли и пары интеграций хватает двух-трёх недель. Для замены крупной учётной системы, как SAP, это несколько месяцев, потому что процессов и данных там на порядок больше.

Засчитывается ли стоимость обследования в проект? У многих подрядчиков да, если проект идёт дальше с ними. Но сравнивать стоит полную цену проекта, иначе зачёт превращается в скидку на бумаге.

Можно ли сделать обследование своими силами? Описание процесса и сбор выгрузок можно, и это сократит работу подрядчика. Оценку интеграций и сроков сделать без опыта разработки трудно.

Правило

Если подрядчик называет вилку шире полутора раз, попросите обследование с оценкой по этапам на выходе и правом отдать результат любому подрядчику.