Перенос данных из старой системы в новую: что переносить, что оставить и почему это считают последним

Коротко. Перенос данных занимает 5–15% бюджета новой системы, а при замене крупной учётной системы 10–15%. Переносят справочники, остатки и незакрытые документы. Историю за прошлые годы чаще оставляют в старой системе, доступной только для чтения. Объём данных на стоимость влияет меньше, чем их состояние: дубли контрагентов, пустые обязательные поля и связи между таблицами, о которых никто не помнил.

Перенос почти всегда оценивают последним, потому что до разработки непонятно, куда переносить. А проверять, в каком состоянии старые данные, нужно в самом начале, иначе в конце проекта появляется работа, которой нет ни в смете, ни в плане.

Что переносить

Справочники. Клиенты, контрагенты, товары, сотрудники, склады. Без них новая система пустая, и это обязательная часть.

Остатки и балансы на дату переключения. Сколько товара на складе, кто кому должен, какие лимиты у клиентов. Переносятся одной цифрой на конкретную дату, без истории движений.

Незакрытые документы. Заказы в работе, неоплаченные счета, договоры, по которым ещё идут поставки. С ними продолжают работать в новой системе со следующего дня.

История. Самый спорный пункт. Закрытые заказы за пять лет нужны редко, а переносить их дорого: каждый документ ссылается на справочники, которые за эти годы менялись. Чаще историю оставляют в старой системе, закрытой на запись, или выгружают в отдельное хранилище для отчётов.

Вложения и файлы. Сканы договоров, фотографии, переписка. Их часто забывают, потому что в таблицах они выглядят как одна колонка со ссылкой. О том, что вложения редко попадают в стандартную выгрузку, мы писали в статье что будет с данными, если вендор уходит.

Где уходят деньги

Дубли. Один клиент записан трижды с разным написанием названия, у товара две карточки с разными артикулами. Новая система с проверкой уникальности такие записи не примет, и решать, какая из трёх главная, должен человек заказчика.

Пустые поля. В старой системе ИНН был необязательным, в новой без него не сохранить контрагента. Каждое такое поле превращается в список записей, которые кто-то заполняет вручную.

Скрытые связи. Скидка клиента живёт в комментарии к карточке, ответственный менеджер записан в названии группы. В старой системе это работало, потому что люди знали. При переносе это теряется, если заранее не спросить.

Несколько источников. Половина клиентов в CRM, половина в таблице у отдела продаж, и в обоих местах есть общие записи. Сначала решают, какой источник главный, потом переносят.

Как проходит перенос

Аудит выгрузки. Подрядчик смотрит на реальную выгрузку из старой системы, описания на словах тут мало. Считает дубли, пустые поля, связи. После этого перенос можно оценить точно.

Правила сопоставления. Таблица, где написано, какое поле старой системы становится каким полем новой и что делать, если значения нет. Её согласует человек заказчика, который знает данные.

Пробные прогоны. Перенос запускают несколько раз на копии данных, каждый раз исправляя правила. Обычно два-три прогона, прежде чем результат сходится со старой системой.

День переключения. Старую систему закрывают на запись, делают финальную выгрузку, переносят, сверяют. Чаще всего это выходные или конец месяца, когда движений меньше.

Сверка. Остатки, долги и число открытых документов в новой системе должны совпасть со старой на дату переключения. Пока сверка не сошлась, старую систему не отключают.

Кто это делает

Технически перенос делает подрядчик. Но решения о дублях, пустых полях и главном источнике принимает заказчик, потому что это решения о бизнесе. Нужен один человек, который знает данные и может сказать «эти три записи один клиент». Если его нет, перенос растягивается на недели ожидания.

Частые вопросы

Можно ли перенести всё как есть? Можно, если новая система так же устроена и так же нестрогая. Обычно это не так, а перенесённый мусор потом мешает работать с первого дня.

Сколько длится перенос? Сам день переключения занимает сутки-двое. Подготовка с аудитом, правилами и прогонами идёт параллельно разработке, несколько недель.

Что делать со старой системой после переноса? Оставить доступной для чтения на срок, пока к ней ещё обращаются, обычно до закрытия года. Потом выгрузить архив и отключить.

Правило

Попросите подрядчика посмотреть на выгрузку ваших данных до того, как он назовёт цену проекта. Если в смете перенос есть, а на данные никто не смотрел, эта строка написана наугад.