Замена зарубежной CRM на российскую: что переносить и где уходят сроки

Коротко. При замене зарубежной CRM сроки уходят на доработки, которые копились годами: свои поля, автоматизации, отчёты, интеграции с сайтом и учётом. Выбор российского продукта занимает меньше времени. Сначала доработки описывают и решают, какие из них ещё нужны. Данные выгружают, пока доступ к старой системе есть, даже если переезд начнётся позже. Коробочная CRM подходит для типового процесса продаж. Своя система нужна, когда CRM давно работает как платформа для партнёров или клиентов.

Почему вопрос до сих пор открыт

Salesforce, HubSpot и Microsoft Dynamics ушли с российского рынка в 2022 году. Часть компаний продолжает работать в них через зарубежные юрлица и посредников, и каждое продление подписки становится отдельной проблемой. Риск в том, что доступ пропадёт без предупреждения вместе с данными. О том, как готовиться к такому сценарию, мы писали в статье что будет с данными, если вендор уходит.

Первый шаг: выгрузить всё сейчас

Не дожидаясь решения о переезде, сделайте полную выгрузку: объекты, поля, связи между ними, историю активностей, вложения. В выгрузку по умолчанию часто не попадают файлы и письма, их выгружают отдельно.

Проверьте выгрузку, открыв несколько записей: видно ли, к какой компании относится сделка, кто ответственный, какие файлы к ней приложены. Выгрузка, которую никто не открывал, может оказаться неполной в тот момент, когда другой уже не будет.

Второй шаг: описать доработки

За годы работы в зарубежной CRM появляются десятки своих полей, правил и отчётов. Половина из них не используется, но какие именно, никто не знает. Составьте список:

• свои объекты и поля, и кто их заполняет;
• автоматизации: что происходит при смене стадии, какие письма уходят;
• отчёты и дашборды, которые смотрит руководство;
• интеграции: сайт, телефония, почта, 1С, маркетинговые сервисы.

По каждому пункту отметьте, нужен ли он. Обычно треть списка вычёркивается, и проект сразу становится меньше.

Коробка или своя система

Битрикс24 или amoCRM. Подходят, если процесс продаж типовой: лиды, сделки, задачи, воронка. Свои поля и простые автоматизации в них делаются настройкой, интеграции с телефонией и сайтом есть готовые. Это самый быстрый путь.

CRM на 1С. Удобна, если учёт уже в 1С и главная боль в обмене между продажами и учётом. Клиенты, договоры и остатки живут в одной базе.

Своя система. Нужна, если в зарубежной CRM годами строили то, что к CRM уже не относится: кабинет партнёров, портал для клиентов, сложный расчёт цен и согласования. Переносить это в коробку значит снова обвешивать её доработками. Когда такая разработка окупается, разбираем в статье своя платформа или готовое решение.

Где уходят сроки

Перенос данных. Объекты и поля зарубежной CRM не совпадают с российской один к одному. Нужна таблица сопоставления и несколько пробных прогонов. В бюджете проекта это обычно 5–15%, подробнее в статье про перенос данных из старой системы.

Интеграции. Каждую интеграцию со старой CRM делают заново. Особенно долго идут те, что когда-то настроил ушедший сотрудник или зарубежный сервис, у которого нет российского аналога.

Привычки отдела продаж. Менеджеры годами работали в одном интерфейсе. Если в новой системе нужная кнопка в другом месте, первые недели они записывают сделки в таблицу. Поэтому переключают отдел целиком в один день и в первые две недели держат рядом человека, который отвечает на вопросы.

Порядок переключения

Настройка и перенос на тестовой копии, пробная работа двух-трёх менеджеров, финальная выгрузка в выходные, сверка числа клиентов, сделок и сумм по открытым сделкам. Старая система остаётся доступной на чтение, пока к ней обращаются, если подписка это позволяет.

Частые вопросы

Сколько длится переезд? Для отдела продаж на коробочной CRM без сложных интеграций обычно хватает одного-двух месяцев. Если вместо CRM строится своя платформа, это проект на несколько месяцев с поэтапным запуском.

Можно ли перенести историю писем и звонков? Письма и заметки переносятся, если их удалось выгрузить. Записи звонков обычно хранятся у телефонии, и их переносят отдельно или оставляют в архиве.

Что делать, если доступ к старой CRM уже пропал? Искать то, что осталось: резервные выгрузки, интеграции, которые копировали данные в 1С или почту, отчёты в файлах. Часть истории в таком случае обычно теряется, и важно восстановить хотя бы клиентов и открытые сделки.

Правило

Выгрузите данные из зарубежной CRM сегодня и проверьте выгрузку глазами. Выбирать новую систему стоит после того, как список доработок сокращён до нужных.