Опросный лист для внедрения ИИ: что спросить у руководителей отделов до разговора с подрядчиком

Коротко. Перед внедрением ИИ руководителю каждого отдела достаточно ответить на шесть вопросов: какая работа повторяется чаще всего, где лежат данные для неё, что должно получиться на выходе, кто проверяет результат, чем грозит ошибка и можно ли отдавать эти данные во внешний сервис. По таким ответам подрядчик называет вилку, а компания видит, какой процесс брать первым. Ниже сами вопросы, которые можно переслать как есть, и как читать ответы.

Этот текст появился из входящего запроса: компания хотела внедрить ИИ в продажи, логистику и бухгалтерию и спросила, есть ли у нас анкета для руководителей отделов. Отдельной анкеты не было, и мы её собрали.

Почему спрашивать нужно руководителей отделов

Решение о внедрении принимает собственник или директор, но где теряется время, знают руководители отделов. Директор скажет «продажи тратят много времени на КП». Руководитель продаж скажет, что КП собирают долго, потому что аналоги приходится искать в нескольких прайсах. Ко второй формулировке можно приложить ИИ, к первой нет.

Есть и второй довод. Человек, который заполнил анкету, потом принимает работу. Если его не спросили на старте, к приёмке у него появятся требования, которых не было в задаче.

Шесть вопросов для каждого отдела

Пересылайте руководителям без изменений, одна анкета на отдел.

1. Какая работа повторяется чаще всего и сколько раз в день или в неделю. Нужны одна-две конкретные операции, описывать весь отдел не надо.
2. Сколько человеко-часов в неделю на неё уходит сейчас. Можно прикидкой.
3. Где лежат данные для этой работы: 1С, CRM, почта, общие таблицы, мессенджеры, бумага. Если в нескольких местах, то в каких.
4. Что получается на выходе: письмо клиенту, заполненный документ, строка в 1С, ответ в чате. Лучше приложить два-три реальных примера.
5. Кто проверяет результат перед тем, как он уйдёт дальше, и какая ошибка обойдётся дороже всего.
6. Можно ли отдавать эти данные во внешний сервис или они должны оставаться внутри компании.

И три общих вопроса, на которые отвечает кто-то один: чем занимается компания, сколько человек в каждом отделе, есть ли срок, к которому нужен результат.

Как читать ответы

Первый кандидат тот, где много повторов и легко проверить результат. Ответ оптовику по наличию и аналогам повторяется десятки раз в день, и менеджер за секунду видит, верный ли он. Такой процесс окупается первым.

Данные в одном месте дешевле данных в пяти. Если ответ на вопрос 3 звучит как «в 1С», проект короче. Если «в 1С, в почте и в голове у одного сотрудника», то значительная часть бюджета уйдёт на то, чтобы собрать данные вместе. Подробнее о подготовке данных в статье что подготовить до старта.

Дорогая ошибка отодвигает процесс в конец списка. Если в вопросе 5 написано «штраф налоговой» или «неверная отгрузка на миллион», этот процесс можно автоматизировать, но позже и с обязательной проверкой человеком. Поэтому бухгалтерию обычно трогают последней: выигрыш там меньше, а цена ошибки выше.

Ответ «нельзя наружу» меняет архитектуру. Если данные не должны уходить во внешний сервис, нужна языковая модель на вашем сервере. Это другая смета и другие сроки, разница описана в статье про локальную LLM для B2B.

Что обычно получается по отделам

Это наблюдения по типичным запросам. У каждой компании свои процессы, и порядок может оказаться другим.

Продажи. Поиск по каталогу и аналогам, ответы на типовые вопросы клиентов, сборка коммерческого предложения. Повторов много, результат проверяет менеджер, данные чаще всего в 1С и прайсах. Обычно отсюда и начинают.

Поддержка и сервис. Ответы по регламентам и инструкциям. Хорошо подходит, если регламенты записаны. Если они живут в головах, сначала придётся их записать.

Логистика. Чаще всего сводка и сверка: статусы отгрузок, расхождения в документах, письма перевозчикам. Здесь ИИ помогает меньше, чем обычная интеграция между системами, и это стоит выяснить до того, как платить за модель.

Бухгалтерия. Распознавание входящих документов и сверка. Работает, но с проверкой человеком на каждом шаге.

Что дальше делать с анкетами

Анкеты отправляют подрядчику целиком, вместе с примерами из вопроса 4. По ним можно назвать вилку и предложить один процесс для пилота. Первая рабочая версия на одном процессе делается за 4–8 недель. Наши проекты начинаются от 1 млн ₽. Как складывается бюджет ассистента продаж, разобрано в статье сколько стоит AI-ассистент для отдела продаж.

Частые вопросы

Можно ли внедрить ИИ сразу во все отделы? Технически можно, на практике так получается дорого и медленно. Один процесс в одном отделе даёт результат за пару месяцев, и по нему уже понятно, стоит ли идти дальше.

Кто должен заполнять анкету, руководитель или сотрудник? Руководитель, но с сотрудником, который делает эту работу каждый день. Руководитель знает, что важно, сотрудник знает, сколько это на самом деле занимает.

Что если руководитель не может назвать повторяющуюся работу? Значит, в этом отделе ИИ сейчас не нужен. Это тоже полезный ответ.

Правило

Анкета хороша, если по ней видно одну конкретную операцию, её объём и того, кто проверяет результат. Всё остальное подрядчик уточнит на созвоне.