Можно ли отправлять данные клиентов и рабочие документы в ChatGPT

Коротко. Персональные данные клиентов и сотрудников в ChatGPT и другие зарубежные чат-боты отправлять нельзя, если компания не выполнила правила трансграничной передачи из закона о персональных данных. Для личного аккаунта сотрудника она их не выполнит. Договор, переписка с клиентом, выгрузка из CRM с именами и телефонами относятся сюда же. С коммерческой тайной закон мягче, но риск похожий: текст уходит на сервер, который вы не контролируете. Запрещать без замены бесполезно, сотрудники продолжат пользоваться с телефона. Работает разрешённый инструмент внутри компании.

Мы разработчики, юридических консультаций не даём. Ниже то, что видим на проектах, где компания решает этот вопрос. Окончательную схему стоит согласовать с юристом.

Что говорит закон

Закон о персональных данных (152-ФЗ) называет отправку данных на сервер за рубежом трансграничной передачей. С 1 марта 2023 года перед ней нужно уведомить Роскомнадзор, а для стран, которые не обеспечивают адекватную защиту, действуют дополнительные ограничения. США в этот список адекватных стран не входят.

Кроме того, первичный сбор и хранение персональных данных граждан России должны идти в базах на территории России. Сотрудник, который копирует карточку клиента в чат-бот, нарушает обе нормы сразу, и отвечает за это компания как оператор данных.

Имя без фамилии, обезличенный номер заказа или текст договора без реквизитов персональными данными обычно не являются. Граница проходит по тому, можно ли по тексту установить человека.

Что сотрудники отправляют на самом деле

Обычно запрет пишут про «персональные данные», а утечка идёт другим путём. Менеджер просит переписать письмо клиенту и вставляет всю цепочку с подписями. Юрист загружает договор, чтобы найти риски. Бухгалтер просит свести таблицу, в которой есть ФИО и суммы. Каждый считает, что отправил «просто текст».

Вторая часть, коммерческая тайна: цены для партнёров, условия договоров, внутренние регламенты. Здесь закон о персональных данных не действует, но условия зарубежного сервиса разрешают ему хранить переписку, а у бесплатных тарифов и использовать её для обучения, если пользователь не отключил это в настройках.

Почему запрет не работает

ChatGPT официально недоступен из России, и компании иногда считают, что вопрос этим закрыт. На деле сотрудники заходят через VPN или пользуются посредниками в Telegram, которые пересылают запросы в ту же модель. Посредник видит весь текст и ничем не обязан компании.

Если задачи, ради которых люди открывают чат-бот, реальные, запрет просто уводит их с рабочего компьютера на личный телефон. Компания перестаёт видеть, что и куда отправляется.

Чем заменить

Российская облачная модель. GigaChat и YandexGPT работают на серверах в России и подключаются по договору с юрлицом. Для писем, обезличенных текстов и черновиков этого достаточно. Персональные данные туда тоже передают по поручению обработки, это оформляется договором с провайдером.

Локальная модель. Модель работает на вашем сервере или в арендованном у российского облака, данные никуда не уходят. Это нужно, когда в запросах договоры, медицинские или финансовые сведения, внутренняя переписка. Сколько стоит такой контур и когда он оправдан, мы разбирали в статье про локальную LLM для B2B.

Ответы по вашим документам. Часто сотрудники идут в чат-бот за ответом на вопрос по регламенту или договору. Такую задачу лучше решает поиск по корпоративной базе с языковой моделью, и он работает внутри контура. Про его устройство статья RAG на реальных корпоративных документах.

Что сделать в первую очередь

Спросите у руководителей отделов, кто и для чего уже пользуется чат-ботами. Ответ почти всегда шире, чем ожидают. Потом разделите задачи на две группы: где в тексте нет людей и тайны, и где есть. Для первой группы хватит разрешённого облачного сервиса и короткой инструкции. Для второй нужен внутренний инструмент, и до его запуска такие задачи делают по-старому.

Готовый список вопросов к руководителям есть в статье про опросный лист для внедрения ИИ в отделы.

Частые вопросы

Можно ли отправлять данные, если убрать имена? Если по оставшемуся тексту человека установить нельзя, это уже не персональные данные. Номер телефона, адрес, номер договора с датой и суммой часто позволяют установить, поэтому убирать нужно и их.

Платный корпоративный тариф зарубежного сервиса решает вопрос? Он отключает обучение на ваших данных, но передача остаётся трансграничной, и требования закона к ней никуда не деваются. К тому же оплатить его из России сложно.

Кто отвечает, если сотрудник отправил данные клиента? Перед клиентом и регулятором отвечает компания как оператор данных. Поэтому правило о чат-ботах стоит записать во внутренний документ и ознакомить с ним сотрудников под подпись.

Правило

Прежде чем запрещать чат-боты, выясните, для каких задач ими пользуются. Задачи без людей и тайны отдайте разрешённому сервису, остальные переведите внутрь контура.